ISO22000職責(zé)與溝通控制程序
職責(zé)與溝通控制程序是建立ISO22000:2018食品安全管理體系的一個程序，供各位參照!
?ISO22000職責(zé)與溝通控制程序
1 目的
為確保體系的有效運行，公司明確組織機(jī)構(gòu)，規(guī)定各部門的職責(zé)和權(quán)限，建立適宜、有效的溝通渠道，確保公司體系的運作能獲得充分的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，不同部門和層次的人員能通過適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r溝通。
2 適用范圍
適用于公司組織機(jī)構(gòu)的建立，部門職責(zé)和權(quán)限的規(guī)定，溝通范圍和渠道的確定。
3 職責(zé)
3.1 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)職責(zé)和權(quán)限的劃分和內(nèi)部溝通的領(lǐng)導(dǎo)。
3.2 食品安全小組組長負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外部溝通。
3.3行政部負(fù)責(zé)內(nèi)部溝通的有效性的管理，協(xié)調(diào)、保持部門與部門之間的溝通與配合。
3.4 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的溝通工作和與顧客的溝通。
4 工作程序
4.1 各部門的職責(zé)與權(quán)限
4.1.1 組織結(jié)構(gòu)
見管理體系結(jié)構(gòu)圖。
4.1.2 公司總經(jīng)理
a﹚公司總經(jīng)理應(yīng)確保各部門的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系予以規(guī)定并得到溝通和理解；
b﹚結(jié)合公司的宗旨，策劃、制定公司的質(zhì)量方針和食品安全方針，并以文件形式批準(zhǔn)正式發(fā)布，使公司全體員工意識到滿足顧客和相關(guān)法律、法規(guī)要求的重要性，準(zhǔn)確理解方針并堅持執(zhí)行；
c﹚領(lǐng)導(dǎo)公司建立、實施和保持質(zhì)量管理體系和食品安全管理體系；
d﹚確定管理體系有效運行的資源要求，并提供必要的資源；
e﹚任命食品安全小組組長，并為其有效開展工作提供必要的條件；
f﹚主持管理評審，以確保體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性；
g﹚批準(zhǔn)、發(fā)布《食品安全手冊》、《程序文件》。
4.1.3 營運部
a﹚負(fù)責(zé)公司配送營運的執(zhí)行；
b﹚負(fù)責(zé)分管部門產(chǎn)品實現(xiàn)過程的具體實施；
c﹚參與管理評審和內(nèi)部審核工作；
d﹚負(fù)責(zé)公司各類生產(chǎn)設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、維修工作，確保其正常運行。
4.1.4行政部
a﹚落實公司的方針、目標(biāo)；
b﹚負(fù)責(zé)公司人力資源管理工作；
c﹚識別、確定各崗位任職要求和員工的素質(zhì)、能力，并負(fù)責(zé)組織員工招聘；
d﹚組織、安排員工培訓(xùn)；
e﹚負(fù)責(zé)員工業(yè)績的考核。
f﹚落實公司的方針、目標(biāo)；
g﹚確保公司管理體系正常運行；
h﹚組織編制體系文件，并對內(nèi)、外部文件進(jìn)行有效的控制；
j﹚檢查體系運行情況，領(lǐng)導(dǎo)和組織體系運行記錄的收集和匯總；
k﹚組織、實施管理評審及內(nèi)部審核，并對提出的糾正和預(yù)防措施進(jìn)行跟蹤驗證；
l﹚統(tǒng)籌公司相關(guān)信息的傳遞、處理等內(nèi)部溝通活動；
4.1.5 品管組
a﹚落實公司的方針、目標(biāo)；
b﹚負(fù)責(zé)公司基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境的控制；
c﹚負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品防護(hù)和不合格品的控制；
d﹚負(fù)責(zé)公司設(shè)備及監(jiān)視和測量裝置的控制與管理；
e﹚負(fù)責(zé)公司管理信息系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)的維護(hù)和保養(yǎng)工作；
f﹚對公司所屬部門的過程和產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)視和測量，收集意見反饋，對各單位水、電、燃油統(tǒng)計核算；
g﹚負(fù)責(zé)質(zhì)量和食品安全方面的監(jiān)測。
4.1.6 采購部
a﹚落實公司的方針、目標(biāo)；
b﹚按照工作程序作業(yè)，確保服務(wù)質(zhì)量；
c﹚建立供方信息渠道，實現(xiàn)與供方的有效溝通；
d﹚了解配送服務(wù)要求，滿足配送需求，持續(xù)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量；
e﹚負(fù)責(zé)各配送原料的采購供應(yīng)工作，做好商品采購配送，保障配送供應(yīng)并保證采購原料的安全性。
4.1.7 業(yè)務(wù)部
a﹚落實公司的方針、目標(biāo)；
b﹚按照工作程序作業(yè)，確保服務(wù)質(zhì)量；
c﹚建立顧客信息渠道，實現(xiàn)與顧客的有效溝通；
d﹚了解顧客服務(wù)要求，滿足顧客需求，持續(xù)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量；
e﹚通過對食品配送服務(wù)過程進(jìn)行有效控制，為顧客提供滿意的產(chǎn)品和服務(wù)。
4.1.8 食品安全小組組長
a﹚確保食品安全管理體系的過程得到建立、實施和保持；
b﹚向公司總經(jīng)理報告食品安全管理體系的業(yè)績，包括改進(jìn)的需求；
c﹚促進(jìn)在全公司內(nèi)形成并提高滿足食品安全要求的意識；
d﹚代表公司就食品安全管理體系有關(guān)事宜對外聯(lián)絡(luò)；
e﹚行使和履行公司總經(jīng)理授權(quán)的其他食品安全管理職責(zé)和權(quán)限；
f﹚為食品安全小組成員安排相關(guān)的培訓(xùn)和教育。
4.1.9 食品安全小組
a﹚組成食品安全小組是建立公司食品安全管理體系的重要步驟。小組需要由具有不同專業(yè)的人員組成，如生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制、設(shè)備維修和檢驗人員參加；
b﹚所有成員應(yīng)有較強(qiáng)的責(zé)任心和認(rèn)真、實事求是的態(tài)度；
c﹚各位成員的專業(yè)和所從事的工作，及工作中所表現(xiàn)出的認(rèn)真求實的工作態(tài)度，應(yīng)完全能勝任企業(yè)開展HACCP計劃的要求；
4.2 外部溝通
為確保能夠充分獲得與公司運作、管理、產(chǎn)品有關(guān)的信息，公司通過各種方式進(jìn)行外部溝通。
4.2.1 與供方的溝通
公司建立與供應(yīng)商良好的溝通渠道，積極與供方交流產(chǎn)品信息，服務(wù)交期等內(nèi)容，具體參見《采購控制程序》。
4.2.2 與顧客的溝通
a﹚各配送負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)絡(luò)，組織處理顧客投訴，負(fù)責(zé)保存相關(guān)服務(wù)記錄，定期匯總上報營運部；
b﹚公司通過餐飲管理平臺與顧客進(jìn)行網(wǎng)上溝通，收集并回復(fù)顧客意見，在公司例會上予以公布；
c﹚營運部負(fù)責(zé)組織對顧客滿意度進(jìn)行測量，分析顧客反饋信息，確定顧客的需求和潛在需求，并將結(jié)果及時與各部門溝通。具體要求：
——營運部編制《顧客滿意度調(diào)查表》，并組織各部門每年2次向客戶發(fā)放，調(diào)查顧客對產(chǎn)品和服務(wù)的滿意程度，《顧客滿意度調(diào)查表》回收率不得低于60%。
——營運部對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計分析，并將結(jié)果通知各部門，各部門針對本部門顧客滿意率較低的方面進(jìn)行原因分析，制定改進(jìn)措施，限期整改，人事課按期復(fù)查，對顧客非常滿意的方面，對相關(guān)部門或人員予以表揚或獎勵。
4.2.3 與食品主管部門的溝通
管理者代表和食品安全小組組長負(fù)責(zé)與食品主管部門的溝通，主要包括公共衛(wèi)生監(jiān)督所、動物檢疫站等。
4.2.4 與其他組織的溝通
與對管理體系的有效性或更新產(chǎn)生影響或?qū)⑹芷溆绊懙钠渌M織的溝通由管理者代表安排人事課等部門完成。
4.3 內(nèi)部溝通
4.3.1 溝通內(nèi)容
溝通的內(nèi)容是體系的過程及有效性，包括方針、目標(biāo)的完成情況、任何變更的信息，可包括但不限于以下方面：
a﹚產(chǎn)品或新產(chǎn)品；
b﹚原料、輔料和服務(wù)；
c﹚生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備；
d﹚生產(chǎn)場所，設(shè)備位置，周圍環(huán)境；
e﹚清潔和衛(wèi)生計劃；
f﹚包裝、貯存和分銷體系；
g﹚人員資格水平和（或）職責(zé)和權(quán)限分配；
h﹚法律法規(guī)要求；
i﹚與食品安全危害和控制措施有關(guān)的知識；
j﹚組織遵守的顧客、行業(yè)和其他要求；
k﹚來自外部相關(guān)方的有關(guān)問詢；
l﹚表明與產(chǎn)品有關(guān)的健康危害的抱怨；
m﹚影響食品安全的其他條件。
4.3.2 溝通方式
a﹚請示、匯報
——需要向上級請示的范圍
?超出職責(zé)權(quán)限范圍的事項；
?職責(zé)權(quán)限內(nèi)的重大的可能影響到本公司權(quán)益的事項；
?需要得到上級指示后才能進(jìn)行的工作。
——需要向上級匯報的范圍
?上級布置的工作的完成情況；
?在執(zhí)行法規(guī)等方面遇到的問題；
?在工作中遇到的困難、矛盾和總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)；
?服務(wù)意識和積極性發(fā)揮情況；
?本公司體系運行中存在的問題及改進(jìn)建議。
——請示、匯報的方式
根據(jù)事項的重要性和緊急程度選擇使用以下方式向上級請示、匯報：
?口頭請示、匯報；
?書面請示、匯報，書面請示、匯報及上級批復(fù)應(yīng)保留存檔，保存期限按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
b﹚會議溝通
——定期會議
公司總經(jīng)理每周召開一次由各部門負(fù)責(zé)人參加的辦公會議，就日常工作事務(wù)在會議上進(jìn)行溝通。會議由人事課作《會議記錄》。
——臨時會議
當(dāng)需要及時傳達(dá)上級指示精神或遇緊急工作任務(wù)時，公司總經(jīng)理可決定召開公司會議。會議由人事課作《會議記錄》。
——部門內(nèi)部會議
各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要（如傳達(dá)上級文件、布置工作等）及體系運行情況可組織召開由本部門人員參加的會議，作《會議記錄》。
c﹚文件、信息溝通
——文件溝通
公司可用文件的形式傳達(dá)上級方針政策、安排和布置工作、通報工作情況、表彰有關(guān)部門和人員，從而達(dá)到溝通的目的。文件的制定、簽發(fā)執(zhí)行《文件控制程序》。
——信息溝通
公司及各部門的重要工作任務(wù)應(yīng)提前做好溝通。由人事課保持相關(guān)溝通記錄
d﹚其它溝通
——各部門之間可根據(jù)需要通過面談、電話、網(wǎng)絡(luò)或書面等方式進(jìn)行溝通。
——上級可通過面談、電話、網(wǎng)絡(luò)或書面方式對下級布置工作、詢問情況、溝通信息。
——公司總經(jīng)理應(yīng)確保獲取相關(guān)信息作為管理評審的輸入。
5 相關(guān)文件
5.1 《文件控制程序》
5.2 《采購控制程序》
6 記錄
6.1 《顧客滿意度調(diào)查表》
6.2 《會議記錄》
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