認證機構中的審核檔案是最核心、具有史料價值的材料，這些審核材料可以還原審核現(xiàn)場、追溯審核歷史軌跡，從最初的認證項目受理到最后批準發(fā)證到最后的審核材料歸檔，審核檔案都會一一展現(xiàn)，承載著憑證和參考的重要作用。
認證機構審核檔案的發(fā)展歷程，它經(jīng)歷了從紙質審核檔案到電子審核檔案的發(fā)展階段，暨從紙質的實物保存到利用計算機技術的電子信息化存儲，并從有限空間的移動硬盤存儲轉化到無限空間的云存儲;同時伴隨著信息技術的高速發(fā)展，即電子化、智能化、網(wǎng)絡化的突飛猛進，推動并激發(fā)了認證審核檔案向著數(shù)字化的方向發(fā)展。
檔案數(shù)字化是指利用數(shù)字方法、工具、技術等應用于審核檔案資源，并使審核檔案以數(shù)字形式呈現(xiàn)給利用者，從而實現(xiàn)利用者的沉浸式審核體驗以及發(fā)揮審核檔案價值功能的過程;同時，實現(xiàn)審核檔案的活化利用，滿足審核知識傳播和參考需求的目的，最終為借閱者提供高效利用。
本文結合全球信息化對云存儲環(huán)境下的認證審核檔案進行數(shù)字化的實施路徑及作用進行探析。
審核檔案實施數(shù)字化的路徑
1.制定認證機構相關數(shù)字化的審核檔案管理制度
認證機構應結合行業(yè)特點與自身的實際情況，從審核檔案的形成過程：項目受理——合同評審——審核策劃——審核安排——現(xiàn)場審核——認證評定——頒發(fā)證書以及后續(xù)的監(jiān)督/專項等類型的審核的各個環(huán)節(jié)的角度，提出認證業(yè)務流程系統(tǒng)中電子文件歸檔的相關制度，同時結合業(yè)務流程中審核檔案的文件格式、文件名稱、文件目錄等規(guī)則，制定規(guī)范數(shù)字簽名相關認證制度，同時與第三方數(shù)字認證相關機構合作，簽署備案相關數(shù)字化公章、數(shù)字化簽名等備案業(yè)務，并將數(shù)字化全面應用在電子審核檔案轉換數(shù)字化審核檔案的各個環(huán)節(jié)、各個流程直到最后歸檔環(huán)節(jié)等，同時制定出合理、有效、安全、可靠的數(shù)字化審核檔案管理制度，以便為后續(xù)開展機構審核檔案數(shù)字化奠定堅實的基礎和相應的技術支撐。
2.利用審核檔案數(shù)字化相關制度規(guī)范電子檔案的形成過程
根據(jù)認證機構的行業(yè)特點，從認證審核流程中涉及的各個環(huán)節(jié)，以去中心化的區(qū)塊鏈形式進行模塊化管理，即從源頭上進行歸檔控制，而不僅僅是在歸檔收集的環(huán)節(jié)進行管理，以便于安全可靠地對電子文件進行輸出，確保電子文件資料及時生成并歸入相應區(qū)塊中的歸檔文件夾中，最后將各環(huán)節(jié)的區(qū)塊鏈文件模塊進行整體鏈接串聯(lián)，形成完整、有效且安全的整套審核檔案管理文件夾，點擊一鍵歸檔，即可進入無限存儲的云空間進行審核檔案的電子化管理，為審核檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉換提供數(shù)據(jù)源保障。
3.對認證機構中的認證管理系統(tǒng)進行應用性摸索升級
審核檔案元數(shù)據(jù)作為電子檔案管理的核心內容?？梢哉f審核檔案的準確、完整、有效性，以及提供利用都具有十分重要的作用，所以認證管理系統(tǒng)必須依托相關數(shù)字化管理制度以及本機構自己的實際情況進行相應升級，并對升級后的審核檔案進行統(tǒng)一格式化處理，同時審核檔案要實現(xiàn)人性化服務，還需要充分考慮和利用好與審核檔案利用者的需求之間的關系，并樹立數(shù)據(jù)化思維意識、風險思維意識、審核思維意識，形成認證管理系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)庫思維，使數(shù)據(jù)賦能于智能化的檔案服務，以在此基礎上提出全方位、全鏈條的檔案管理服務利用的模式;生成帶有電子簽名后且不可更改的電子文檔進行存儲管理，以確保審核檔案的真實性、可靠性、完整性;為實現(xiàn)認證機構全面、系統(tǒng)、主動、智能監(jiān)督提供新的審核檔案數(shù)字化的發(fā)展方向。
審核檔案實施數(shù)字化的作用
1.有利于優(yōu)化和提高認證機構審核檔案管理工作的流程和質量
結合檔案學的專業(yè)知識應用于認證機構中審核檔案的管理工作的流程大致分為：檔案的收集、整理、編目、鑒定和統(tǒng)計、開發(fā)利用、檔案編研、檔案的保管等。基于此，借助認證管理系統(tǒng)的智能化，對審核檔案信息進行數(shù)字化獲取、感知、互通、挖掘與嘗試進行系統(tǒng)統(tǒng)計分析，通過智能觀察、提取分析，應用認證審核檔案服務流程的多途徑、多領域，實現(xiàn)審核端口與申請認證組織端口共享的一站式的數(shù)字化服務，同時借助區(qū)塊鏈的形式，將審核檔案數(shù)字化資源共享在認證機構管理平臺上，這樣有利于認證機構審核檔案管理資源的傳承和共享，并促使檔案信息資源開發(fā)利用向智能化、數(shù)據(jù)化共享互通的方向發(fā)展，更好地為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供支撐，提高了審核檔案管理工作的質量。
2.有利于推動認證機構審核檔案編研工作順利開展
檔案編研工作是審核檔案進入歸檔階段后，對檔案信息進行集中、研究、編輯、加工以使其更適合審核利用的形式，運用數(shù)字化的轉換方式，對編研成果進行匯編，形成機構內的寶貴資料，即是將機構內經(jīng)驗豐富的審核前輩的審核思路轉化為無形審核資產(chǎn)，適時進行內部開放，可幫助新進的審核人員提高審核管理水平，拓寬審核思路，積累審核經(jīng)驗。可以說，更好地發(fā)揮檔案數(shù)字編研的作用，將大大推進機構對審核檔案數(shù)據(jù)價值的深度挖掘和應用工作的順利開展。
3.有利于全面推動審核檔案數(shù)字化工作全面鋪開
隨著大數(shù)據(jù)處理時代的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、以數(shù)字化為主題的審核檔案科研課題、數(shù)字化審核檔案案例匯編，以及審核技能管理知識等都會以數(shù)字化的方式展現(xiàn)給檔案利用者，數(shù)字化已深入各行各業(yè)，機構要順應數(shù)字化發(fā)展的大趨勢，抓住檔案信息的數(shù)字化規(guī)律，從中找出可以挖掘的數(shù)字信息資源，檔案管理人員也應與時俱進，轉變思維，積極創(chuàng)新，學習各類管理知識、信息化知識、電子化知識、數(shù)字化知識，共同為推動機構的審核檔案管理數(shù)字化全面展開做出貢獻。
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