文件管理制度
文件管理制度?是建立QS認證和文件制度
1目的和范圍 為使本廠的質(zhì)量管理文件能得到有效的控制，確保各使用部門及崗位能及時得到文件的有效版本。本制度適用于本廠質(zhì)量
管理文件的編制、審核、批準、發(fā)放、使用、更改、回收、歸檔、銷毀和管理。
2職責
2.1 本廠總經(jīng)理負責文件的審批。
2.3 質(zhì)量負責人組織對質(zhì)量管理體系文件的編制，并負責質(zhì)量管理體系文件的審核。
2.4 各部門主管負責編寫相關(guān)質(zhì)量活動的文件。
2.5 行政部文控員負責質(zhì)量管理文件的發(fā)放、更改、回收、歸檔及銷毀的管理工作，并負責外來往文件的收發(fā)、處理及歸檔工作。
3程序
3.1 質(zhì)量管理體系文件包括：
A.質(zhì)量管理文件
B.質(zhì)量技術(shù)文件：生產(chǎn)工藝流程、工序作業(yè)指導書、生產(chǎn)及檢測設備操作規(guī)程；原材料、半成品及成品檢驗標準；
C. 外來文件，包括：產(chǎn)品執(zhí)行標準、原材料執(zhí)行標準，生產(chǎn)設備圖紙及使用說明資料，客戶對產(chǎn)品技術(shù)指標及包裝等特殊要求文件等。
D. 相關(guān)質(zhì)量記錄。
3.2 文件的編號：
3.2.1 外來文件的編號依舊按其自身的編號進行。
3.2.2 本廠文件的編號方法如下：
□□ /□□ — □□— □/□
3.3 文件的編制：
3.3.1 質(zhì)量管理文件由本程序第2條規(guī)定的部門(或人員)組織編制。
3.3.2 文件編制負責人應訂出該文件編制方案，包括題目、格式、文件條目，各條目內(nèi)容提要等。
3.3.3 文件編制應以正確、全面，清晰、簡短為原則，以保證文件的正確性和可操作性。
3.4 文件審批：
3.4.1 質(zhì)量管理體系文件由本程序第2條中規(guī)定的人員進行審批。
3.4.2 文件審批工作應以該文件的上層文件或有關(guān)國家標準、法令為依據(jù)，文件審批人認為有必要時，可組織有關(guān)人員評審，保證體系文件
的適宜性。
3.4.3 所有文件審批負責人應在其審核的文件原稿上簽名確認。
3.5 文件的發(fā)放與回收：
3.5.1 行政部保存質(zhì)量管理體系文件的原件。文件發(fā)布后，文控員負責在受控文件的首頁蓋紅色“受控文件”印章，并登記在《文件發(fā)放、
回收、銷毀記錄》上。除行政部保存的文件原件外，未加蓋紅色“受控文件”印章或加蓋印章的復印文件，均為非受控文件。
3.5.2 當需要時，若有顧客等外部單位要求參考本廠相關(guān)文件時，經(jīng)質(zhì)量負責人同意后加蓋“文件參考”章以示非受控文件。非受控文件僅
供參考，不作登記、更改、回收控制。
3.5.3 當文件持有人文件遺失時，必須書面向質(zhì)量負責人申請補發(fā)。
3.5.4 對于更改之前的質(zhì)量管理體系相關(guān)文件原件需保存一年，并加蓋紅色“作廢文件”章，其它過期的文件可銷毀。
3.5.5 行政部應按《受控文件一覽表》規(guī)定的范圍發(fā)放。發(fā)放到各部門的文件由文控員負責在文件上標注分發(fā)號：
01——總經(jīng)理/質(zhì)量負責人； 02——品管部； 03——行政部；
04——生產(chǎn)部； 05——業(yè)務部；
3.6 文件的修改、作廢、補發(fā)：
3.6.1 文件更改提出部門（或人員）應將文件需更改的部分交原文件編制部門，應說明更改原因、內(nèi)容，然后由原文件編制部門進行更改，
對重要更改（如技術(shù)文件）還應附有充分的證據(jù)。
3.6.2 修改后的文件按原審批程序?qū)徟l(fā)布。
3.6.3 當文件需要小的修改時，每修改一次，則修訂版次升一級，當文件經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從0到5時）或文件需進行大幅度修改時應進
行換版，同時作廢舊版。
3.7 外來文件：
對于國家政策、法規(guī)、文件、國家標準或其它標準，需要控制其使用時，受控使用的文件應在文件首頁加蓋“受控文件”章。 外來文件統(tǒng)一
登記于《外來文件一覽表》中，由行政部按受控文件要求統(tǒng)一進行管理。
4相關(guān)記錄
4.1 《受控文件一覽表》；
4.2
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