合規(guī)大勢下，合規(guī)幾乎涉及到企業(yè)的方方面面，知識產(chǎn)權(quán)也成為企業(yè)合規(guī)中的一個重要組成部分。
隨著我國知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)的逐漸完善，專利法、商標(biāo)法、著作權(quán)法、植物新品種保護條例、商業(yè)秘密保護條例等法律法規(guī)的多次修正，企業(yè)應(yīng)該做到合法合規(guī)的管理自己的知識產(chǎn)權(quán)。
但在繁復(fù)的法規(guī)條文下，企業(yè)如何管理、如何做到合法合規(guī)，卻需要律師的協(xié)助共同完成。
但現(xiàn)在企業(yè)的合規(guī)不只是“符合一定的準(zhǔn)則或規(guī)則”，而是企業(yè)為免受法律制裁、監(jiān)管處罰、財務(wù)或聲譽損失, 從治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)控機制、責(zé)任價值建立的“全面風(fēng)控”意識、標(biāo)準(zhǔn)和取向, 從行為預(yù)期上又突出強調(diào)對違規(guī)的“零容忍”。
無論是監(jiān)管機構(gòu)對擬上市企業(yè)在IPO過程中(特別是科創(chuàng)板)的知識產(chǎn)權(quán)核查，還是高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定及撤銷，都給企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)工作帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
對法律人來說，如何幫助企業(yè)搭建知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系，同時將合規(guī)保障機制融入企業(yè)業(yè)務(wù)流程，防控企業(yè)在重點領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險，成為考驗其執(zhí)業(yè)能力的重難點。
合規(guī)管理是一種過程管理，由多個相互依存、相互加強的要素組成。在一家企業(yè)內(nèi)新建一套合規(guī)管理體系，或者將原來零散的若干合規(guī)管理舉措重新梳理、補缺、強化，形成一套完整的合規(guī)管理體系，我們會看到企業(yè)合規(guī)管理體系的建設(shè)是存在一個相對固定的流程的。
01合規(guī)組織架構(gòu)設(shè)計
搭建合規(guī)管理體系的第一步，首先是保證“有人能夠持續(xù)的、負(fù)責(zé)任的來做這件事”。這便是設(shè)計合規(guī)管理的組織架構(gòu)以及明確各個組織層級的合規(guī)職責(zé)。一般來說，合規(guī)管理工作之所以在企業(yè)內(nèi)開展起來，都是有一定原因的。在央企、國企內(nèi)，主要是來自國資委的要求和推動。這個工作的啟動，大部分是落在現(xiàn)有的法務(wù)部門上面，也有個別是放到原來負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作的內(nèi)控部門或負(fù)責(zé)全面風(fēng)險管理工作的審計部門等部門上面。
不管是法務(wù)部，還是內(nèi)控部，亦或?qū)徲嫴?，都是合?guī)管理組織架構(gòu)中最為關(guān)鍵的一環(huán)。因為合規(guī)管理是一個“法律+管理”的專業(yè)工作，需要法律與風(fēng)險管理專業(yè)人士作為主導(dǎo)。合規(guī)組織架構(gòu)中，核心是合規(guī)部門，其前身可能是前述轉(zhuǎn)型過來的法務(wù)人員、內(nèi)控人員或?qū)徲嬋藛T等。唯有先明確合規(guī)部及合規(guī)人員，合規(guī)管理體系搭建工作才算有人具體對接和推動。
在合規(guī)部門之上，必須再設(shè)置一個能夠統(tǒng)籌合規(guī)部、業(yè)務(wù)部門、其他職能部門等的更高層的職位或組織。這個“組織”往往被放在董事會層級，即董事會下設(shè)一個專門的“合規(guī)委員會”。鑒于合規(guī)管理的風(fēng)險管理屬性，合規(guī)委員會可以是一個單獨的委員會，也可和“風(fēng)險管理委員會”等合署。合規(guī)委員會是企業(yè)合規(guī)管理體系中最高的權(quán)力機構(gòu)，其最終決定合規(guī)工作中的一切重要事項。合規(guī)委員會一般吸納董事會內(nèi)的1-2位董事參與，也將合規(guī)部門的負(fù)責(zé)人——首席合規(guī)官作為委員的成員。
與合規(guī)部門并行的是各業(yè)務(wù)部門、各職能部門，這些部門之前一直存在。在合規(guī)管理體系建設(shè)過程中，必須明確賦予其在合規(guī)管理工作上的職責(zé)。例如，合規(guī)風(fēng)險自查工作，必須由業(yè)務(wù)部門定期執(zhí)行，并將結(jié)果向合規(guī)部門報送。
在合規(guī)部門內(nèi)，有必要進一步細(xì)分為各個合規(guī)崗，如負(fù)責(zé)反腐敗調(diào)查的合規(guī)經(jīng)理，負(fù)責(zé)合規(guī)檢查的合規(guī)主管，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)合規(guī)的合規(guī)專員等。如企業(yè)規(guī)模足夠大，可配置多名合規(guī)崗，按照合規(guī)領(lǐng)域進行人員分工，將更有利于合規(guī)管理整體工作。如企業(yè)合規(guī)人員人手不足，一人兼任多個合規(guī)崗也是一種不得已的選擇，但應(yīng)保證最低人數(shù)的合規(guī)崗。
合規(guī)組織架構(gòu)應(yīng)自上而下的設(shè)計，從企業(yè)最高決策層到企業(yè)的業(yè)務(wù)一線，都應(yīng)考慮配備合規(guī)人員。對各層級的合規(guī)組織，包括合規(guī)委員會、合規(guī)部門、合規(guī)崗(專職或兼職的)，要有明確的職責(zé)設(shè)計說明。同時，對于非專門的合規(guī)組織，從董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層、業(yè)務(wù)部門、職能部門，下屬單位，都應(yīng)有明確的合規(guī)職責(zé)說明。
02梳理企業(yè)的業(yè)務(wù)流程
合規(guī)管理的對象是企業(yè)及其員工的經(jīng)營管理行為，其實就是指企業(yè)的業(yè)務(wù)。這里的業(yè)務(wù)包括直接幫助企業(yè)創(chuàng)造利潤的“經(jīng)營行為”，如投資、采購、銷售、運營等行為;也包括致力于提高前述創(chuàng)造利潤行為的效率以及防范其風(fēng)險的“管控行為”，如人力資源管理、財務(wù)管理、風(fēng)險管理等行為。合規(guī)管理本質(zhì)上是一種風(fēng)險管理，面向投資、采購、銷售等經(jīng)營行為，同時也面向人力資源、財務(wù)、行政后勤等管理行為，甚至是內(nèi)控、監(jiān)察等風(fēng)險管理自身的管理行為。作為風(fēng)險管理，先要由風(fēng)險專業(yè)人員把“管理對象”摸清楚，即梳理企業(yè)的業(yè)務(wù)。
現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務(wù)，基本上開始以從職能轉(zhuǎn)向流程的方式展開。流程是一系列活動的總稱，流程為用戶提供某項具體服務(wù)或產(chǎn)品。流程具有重復(fù)性、目標(biāo)性和過程性等特點。在流程思維下，原來的投資、采購、銷售、運營等職能行為轉(zhuǎn)為投資流程、采購流程、銷售流程、運營流程等。這種轉(zhuǎn)化并不是字面上的文字游戲，而是更為反映業(yè)務(wù)的真實特點。流程其實是客觀存在于企業(yè)的業(yè)務(wù)過程之中的，為更有效地提高業(yè)務(wù)的效率與效益，現(xiàn)代中大型企業(yè)的管理全部轉(zhuǎn)向以流程為基礎(chǔ)的管理。從而，梳理企業(yè)的業(yè)務(wù)，其實就是分析企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。
所有的企業(yè)風(fēng)險，歸根結(jié)底都是起因于業(yè)務(wù)行為，也就是來源于某個業(yè)務(wù)流程的缺陷、缺失或錯誤。對業(yè)務(wù)流程進行梳理，是全部的內(nèi)部控制及風(fēng)險管理等類似工作的一個共同基礎(chǔ)，當(dāng)然也是合規(guī)管理工作的一項基礎(chǔ)。梳理企業(yè)的業(yè)務(wù)(流程)，之所以是合規(guī)管理體系搭建的第二步，其原因也正在于此。無論是后期的識別合規(guī)風(fēng)險，還是管控合規(guī)風(fēng)險，都需要建立在對業(yè)務(wù)流程的了解之上。
對業(yè)務(wù)流程的梳理，屬于流程管理學(xué)領(lǐng)域的知識。如果企業(yè)規(guī)模小，業(yè)務(wù)較為簡單，其流程梳理自然簡單。但如屬于集團性質(zhì)的大型企業(yè)，可能有多個業(yè)務(wù)條線(事業(yè)部或下屬控參股公司)，同時又是集團層面統(tǒng)一的職能管控，那么梳理該類企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，對于平時僅熟悉法律的合規(guī)或風(fēng)控等非業(yè)務(wù)人員來說，可能存在很大的難度。
03收集企業(yè)的合規(guī)義務(wù)
梳理企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，最終目的是為了發(fā)現(xiàn)企業(yè)潛在的合規(guī)風(fēng)險。但光有對業(yè)務(wù)的了解并不能自動地知曉企業(yè)面臨的合規(guī)風(fēng)險，還需要了解法律、法規(guī)的規(guī)定及其變化。正是這些法律、法規(guī)及其變化，作用于企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程有存在違反這些規(guī)定的地方，才產(chǎn)生了合規(guī)風(fēng)險。因此，除了熟悉業(yè)務(wù)，我們還必須熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程進行過程中所應(yīng)遵守的法律、法規(guī)及其變化，即還必須收集企業(yè)的合規(guī)義務(wù)，并隨時關(guān)注其變化。
企業(yè)合規(guī)義務(wù)是企業(yè)業(yè)務(wù)行為的邊界，包括法律、法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、道德規(guī)范、國際規(guī)則，他國域外法等。任何企業(yè)是處于層層“規(guī)”之下的。在法治經(jīng)濟、法治社會下，這些“規(guī)”的數(shù)量非常龐大，而且錯綜復(fù)雜，甚至“規(guī)”自身也不盡完善，并一直處于變化之中。這些特點，帶來了識別本企業(yè)應(yīng)適用哪些“規(guī)”的難度。故需要專門的法律與合規(guī)人員，對“規(guī)”進行收集。
收集本企業(yè)的主要合規(guī)義務(wù)，可從兩個方面展開。一是從企業(yè)的業(yè)務(wù)流程展開。企業(yè)的研發(fā)流程，銷售流程，營銷流程，投資流程，人力資源管理流程，財務(wù)稅務(wù)管理流程等，所各自應(yīng)遵守的主要法律、法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、國際規(guī)則等，分別有哪些?最后形成企業(yè)的業(yè)務(wù)常用合規(guī)義務(wù)清單。這個合規(guī)義務(wù)清單，以法律條文或法律規(guī)則為基本單位。例如，企業(yè)在營銷環(huán)節(jié)，要遵守反不正當(dāng)競爭法規(guī)定的禁止混淆、不得商業(yè)賄賂、禁止虛假宣傳等，以及遵守廣告法規(guī)定的不得使用“國家級”、“最高級”、“最佳”等用語，不得發(fā)布虛假廣告等，以及價格法規(guī)定的不得有不正當(dāng)價格行為等。
二是從企業(yè)應(yīng)遵守的部門法歸屬角度展開。這就是我們常說的合規(guī)管理領(lǐng)域，它包括反賄賂反腐敗合規(guī)義務(wù)，反洗錢合規(guī)義務(wù)，反壟斷反不正當(dāng)競爭合規(guī)義務(wù)，數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)安全合規(guī)義務(wù)，環(huán)境保護合規(guī)義務(wù)，知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)義務(wù)，勞動用工合規(guī)義務(wù)。當(dāng)然，這個角度的合規(guī)義務(wù)，與部門法也不是完全吻合的，但基本上可對應(yīng)于某個部門法及某個部門法內(nèi)的某部主要“法律”。
因合規(guī)義務(wù)數(shù)量非常多，我們幾乎無法窮盡一次收集完企業(yè)應(yīng)遵守的全部合規(guī)義務(wù)。即便耗費大量人力物力收集齊全了，我們也無法消化。故合規(guī)義務(wù)的收集，需要關(guān)注與企業(yè)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)度。與企業(yè)所在行業(yè)、所采取的商業(yè)模式、所采用的運作流程密切相關(guān)的法律、法規(guī)，國際規(guī)則，特別是行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，才是重點收集對象。同時，與企業(yè)業(yè)務(wù)流程梳理的方法類似，我們可集專門力量，先建立通用或某行業(yè)的合規(guī)義務(wù)庫，為某具體展開合規(guī)義務(wù)收集工作的企業(yè)提供參考，將收集工作變?yōu)楹Y選、增補工作。
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