伴隨著國內(nèi)經(jīng)濟(jì)由高速增長向高質(zhì)量發(fā)展的轉(zhuǎn)變，及國內(nèi)外日趨嚴(yán)格的市場監(jiān)管環(huán)境，為了使企業(yè)長期健康發(fā)展，建設(shè)合規(guī)管理體系已迫在眉睫。合規(guī)管理體系建設(shè)不僅契合了國家發(fā)展方針，也可以應(yīng)對來自法律法規(guī)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等各個維度的合規(guī)問題，助力業(yè)務(wù)的長期發(fā)展和持續(xù)增長。本文從合規(guī)管理體系建設(shè)的關(guān)鍵路徑出發(fā)，結(jié)合百度智能云-智慧金融業(yè)務(wù)實(shí)踐闡述企業(yè)合規(guī)管理體建設(shè)的實(shí)現(xiàn)方式。
企業(yè)合規(guī)管理體系建設(shè)的必要性
在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，企業(yè)面臨著國內(nèi)外日趨嚴(yán)格的市場監(jiān)管環(huán)境，企業(yè)在發(fā)展過程中，要規(guī)避和控制諸多風(fēng)險，應(yīng)對來自法律法規(guī)、監(jiān)管政策、質(zhì)量管理、環(huán)境管理、反商業(yè)賄賂、信息安全等各個維度的合規(guī)問題，越來越多的企業(yè)致力于通過搭建合規(guī)管理體系將合規(guī)融入企業(yè)經(jīng)營，以助力企業(yè)業(yè)務(wù)的長期發(fā)展和持續(xù)增長，創(chuàng)造競爭優(yōu)勢并保障業(yè)務(wù)合規(guī)運(yùn)行。
從企業(yè)發(fā)展本身出發(fā)，合規(guī)管理體系為防范企業(yè)合規(guī)風(fēng)險提供體系化的合規(guī)管理框架;幫助企業(yè)規(guī)范合規(guī)管理過程、建立合規(guī)經(jīng)營價值觀、有效防范合規(guī)風(fēng)險、減少違法行為發(fā)生，保障企業(yè)健康運(yùn)行，提升企業(yè)的商業(yè)信譽(yù)，樹立良好的社會形象[1]。
從企業(yè)外部發(fā)展環(huán)境出發(fā)，合規(guī)管理體系可以幫助企業(yè)全面評估合規(guī)風(fēng)險，有效避免公司的違法違規(guī)行為，推動企業(yè)自身監(jiān)管、自身報告、自身披露和自身整改，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與違法員工的責(zé)任分離，降低企業(yè)風(fēng)險。同時，有效合規(guī)管理體系有利于企業(yè)與行政監(jiān)管部門在合規(guī)風(fēng)險發(fā)生后達(dá)成和解協(xié)議，或與刑事司法機(jī)關(guān)達(dá)成暫緩起訴的協(xié)議，從而將利益相關(guān)方的損失降到最低。
企業(yè)合規(guī)管理體系建設(shè)關(guān)鍵路徑
ISO 37301:2021《合規(guī)管理體系 要求及使用指南》規(guī)定了組織建立、運(yùn)行、維護(hù)和改進(jìn)合規(guī)管理體系的要求，并提供了使用指南，適用于全球任何類型、規(guī)模、性質(zhì)和行業(yè)的組織，為企業(yè)的合規(guī)管理工作提供了更為明確的指導(dǎo)[2]。
下面結(jié)合ISO 37301標(biāo)準(zhǔn)和合規(guī)管理體系建設(shè)經(jīng)驗(yàn)闡述企業(yè)合規(guī)管理體系建設(shè)的關(guān)鍵路徑。
1.搭建合規(guī)管理組織。完成從治理層到基層員工的合規(guī)職責(zé)分配及授權(quán)，明確每個層級在合規(guī)管理中的職責(zé)。
(1)先要明確企業(yè)實(shí)現(xiàn)合規(guī)經(jīng)營管理的原則和合規(guī)行動承諾，依照合規(guī)行動承諾結(jié)合合規(guī)義務(wù)和企業(yè)的戰(zhàn)略制定企業(yè)合規(guī)目標(biāo)。
(2)要根據(jù)合規(guī)目標(biāo)明確合規(guī)管理組織、職責(zé)分工，企業(yè)的合規(guī)管理職責(zé)應(yīng)覆蓋全員，從治理機(jī)構(gòu)、最高管理者、合規(guī)管理部門(通常有法務(wù)部、風(fēng)控管理部門、運(yùn)營管理部分等，可根據(jù)企業(yè)的架構(gòu)和職能定位確定)，到業(yè)務(wù)部門和各位員工，都需要有明確的合規(guī)角色和合規(guī)職責(zé)。
2.成立合規(guī)管理體系建設(shè)工作組。一般而言，僅依靠常態(tài)化合規(guī)管理部門在短時間內(nèi)建立企業(yè)的合規(guī)管理體系是很難完成的，因此要召集一批有經(jīng)驗(yàn)的跨職能專業(yè)人員共同參與合規(guī)管理體系建設(shè)工作組。
合規(guī)管理體系建設(shè)工作一般由合規(guī)管理職能部門牽頭推動，在成立合規(guī)管理體系建設(shè)工作組前，合規(guī)管理職能部門需先確定工作目標(biāo)，根據(jù)目標(biāo)篩選參與的部門和工作組成員，明確成員的角色和職責(zé)。
3.宣講合規(guī)管理體系。合規(guī)管理體系的宣講是在企業(yè)內(nèi)部普及合規(guī)文化的重要方式，通過宣講可以讓受眾了解合規(guī)管理體系的重要性和必要性，明晰違規(guī)代價，提升全員的合規(guī)意識。合規(guī)管理體系宣講可以單獨(dú)以專題的形式進(jìn)行，也可以與公司的文化融為一體統(tǒng)一宣傳。
4.診斷合規(guī)管理現(xiàn)狀。企業(yè)開展合規(guī)管理體系建設(shè)，首先要明確合規(guī)管理現(xiàn)狀水平如何，有哪些短板?只有充分了解這些信息，在策劃和設(shè)計(jì)合規(guī)管理體系時，才能更有針對性。
合規(guī)管理現(xiàn)狀診斷可以通過問卷調(diào)研、訪談等形式進(jìn)行。調(diào)研全員的合規(guī)意識推薦通過問卷方式;摸底重點(diǎn)業(yè)務(wù)的合規(guī)現(xiàn)狀、合規(guī)管理情況，推薦針對業(yè)務(wù)管理層、業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行訪談，這種方式對訪談問卷的設(shè)計(jì)要求比較高，需要提前策劃。
5.制定合規(guī)管理體系建設(shè)方案。根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部要求和合規(guī)現(xiàn)狀診斷結(jié)果，制定合規(guī)管理體系建設(shè)方案，明確合規(guī)管理體系的目標(biāo)、方針、總體規(guī)劃、詳細(xì)計(jì)劃等內(nèi)容。
制定合規(guī)管理體系建設(shè)方案前，要明確兩個基本內(nèi)容，一是企業(yè)合規(guī)管理現(xiàn)狀，二是合規(guī)管理體系的目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)的特點(diǎn)和管理成熟度制定適用的建設(shè)方案。
確定合規(guī)管理體系建設(shè)方案后，如何執(zhí)行也很重要，建議要有詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃和明確的成員分工，定期召開工作組會議協(xié)商解決項(xiàng)目難點(diǎn)，及時預(yù)警項(xiàng)目風(fēng)險;建立項(xiàng)目里程碑，定期對比進(jìn)度，及時調(diào)整計(jì)劃確保項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成。
6.梳理合規(guī)義務(wù)。梳理合規(guī)義務(wù)是合規(guī)管理體系建設(shè)中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有明確了合規(guī)義務(wù)，才能明確各職能部門要承擔(dān)的義務(wù)和要遵循的規(guī)則。
確定合規(guī)義務(wù)是企業(yè)建立合規(guī)管理體系的最基礎(chǔ)的活動，企業(yè)應(yīng)從外部監(jiān)管要求和內(nèi)部發(fā)展戰(zhàn)略、產(chǎn)品服務(wù)、業(yè)務(wù)領(lǐng)域等方面去梳理和識別需要履行的合規(guī)義務(wù)，并根據(jù)外部監(jiān)管要求及企業(yè)合規(guī)承諾的變化進(jìn)行及時調(diào)整，梳理和識別的范圍應(yīng)覆蓋企業(yè)所有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。梳理完合規(guī)義務(wù)建議以清單的形式進(jìn)行保存和宣貫，方便相關(guān)方查詢。信息化建設(shè)好的企業(yè)可以通過知識管理工具進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，提升使用效率。
7.評估合規(guī)風(fēng)險。合規(guī)風(fēng)險覆蓋企業(yè)經(jīng)營的全場景，難以盡數(shù)，需要盡可能地全面識別合規(guī)風(fēng)險，然后加以分析、評估，以確定風(fēng)險等級和處置的優(yōu)先順序。
合規(guī)風(fēng)險的識別、分析和評價是制定合規(guī)風(fēng)險應(yīng)對措施的前提。企業(yè)應(yīng)把合規(guī)義務(wù)與生產(chǎn)經(jīng)營活動聯(lián)系起來，基于業(yè)務(wù)場景通過業(yè)務(wù)流程梳理、歷史經(jīng)驗(yàn)、頭腦風(fēng)暴等方法進(jìn)行合規(guī)風(fēng)險識別，輸出風(fēng)險清單，分析風(fēng)險原因、后果和發(fā)生的可能性，確定合規(guī)風(fēng)險處置機(jī)制，并按照要求對風(fēng)險進(jìn)行有效處置和管理。合規(guī)風(fēng)險是持續(xù)變換的，影響因素非常多，一定要定期復(fù)核和更新。
8.制定合規(guī)風(fēng)險控制措施。結(jié)合風(fēng)險評估結(jié)果并充分考慮成本效益原則，制定合規(guī)風(fēng)險控制措施。
制定合規(guī)風(fēng)險控制措施是實(shí)現(xiàn)合規(guī)方針、控制合規(guī)風(fēng)險的關(guān)鍵步驟。企業(yè)應(yīng)根據(jù)合規(guī)風(fēng)險的優(yōu)先級，制定合規(guī)風(fēng)險的控制措施，執(zhí)行控制措施前需要對其有效性進(jìn)行評審，執(zhí)行過程中要落實(shí)責(zé)任部門和責(zé)任人。合規(guī)管理職能部門應(yīng)定期檢查控制措施的效果和效率，評價合規(guī)風(fēng)險控制措施的有效性。
9.優(yōu)化合規(guī)流程。此處所說的合規(guī)流程不僅指狹義的合規(guī)管理流程，應(yīng)該擴(kuò)展至企業(yè)所有業(yè)務(wù)和管理流程，通過流程優(yōu)化從而建立體系化合規(guī)控制手段。
流程是控制措施的落地舉措，在優(yōu)化流程前需建立、完善控制程序與運(yùn)行機(jī)制，這是企業(yè)履行合規(guī)義務(wù)、控制合規(guī)風(fēng)險的基礎(chǔ)。再將規(guī)章制度整合到業(yè)務(wù)運(yùn)行流程中，并落地執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的合規(guī)目標(biāo)。流程運(yùn)行效果需要定期的監(jiān)測和評估，可以利用流程管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)等系統(tǒng)工具進(jìn)行管理，提升運(yùn)行效率。
10.編制合規(guī)手冊。《合規(guī)管理手冊》是合規(guī)管理體系建設(shè)集大成的代表性成果，是企業(yè)合規(guī)管理的綱領(lǐng)文件。
《合規(guī)管理手冊》及相關(guān)的程序文件需要以達(dá)成合規(guī)目標(biāo)為目的進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，要從企業(yè)合規(guī)管理目標(biāo)出發(fā)，去繁化簡提升制度的有效性。
11.宣貫合規(guī)管理制度及培訓(xùn)。這一步非常關(guān)鍵，很多合規(guī)管理體系建設(shè)項(xiàng)目“虎頭蛇尾”，忽視宣貫導(dǎo)致的結(jié)果是合規(guī)管理制度被束之高閣。業(yè)務(wù)層面結(jié)合業(yè)務(wù)場景形成合規(guī)指引，根據(jù)業(yè)務(wù)屬性做針對性的強(qiáng)化培訓(xùn)。合規(guī)管理體系建設(shè)不是建設(shè)在紙上和電腦里，而是建設(shè)在全員的腦海和意識里。
12.合規(guī)管理演練。開展合規(guī)管理演練是保障合規(guī)管理體系適用性、可用性的有效手段。合規(guī)管理體系不是做了一套文件或者梳理一遍流程就是做好了，需要通過有規(guī)劃的合規(guī)管理演練活動確保合規(guī)管理體系時用時新、用時有效。
演練活動可以是系統(tǒng)化全場景演練，也可以針對特殊場景開展針對性演練，演練后要及時復(fù)盤，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，及時完善管理機(jī)制和控制手段，確保合規(guī)管理體系的有效性。
以上闡述的合規(guī)管理體系建設(shè)路徑只是初步搭建企業(yè)合規(guī)管理體系必備操作，要想切實(shí)產(chǎn)生價值和效果，還有很多運(yùn)營工作需要持續(xù)推動。
企業(yè)合規(guī)管理體系建設(shè)經(jīng)驗(yàn)分享
以百度智能云的智慧金融業(yè)務(wù)為案例，分享企業(yè)合規(guī)管理體系建設(shè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
智慧金融業(yè)務(wù)兼具創(chuàng)新性、交叉性和綜合性，不僅要滿足傳統(tǒng)金融監(jiān)管政策，還要滿足互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等領(lǐng)域的監(jiān)管要求，涉及不同領(lǐng)域的交叉監(jiān)管，面臨的監(jiān)管形勢愈加嚴(yán)峻和復(fù)雜。
百度智能云的智慧金融業(yè)務(wù)，已經(jīng)服務(wù)了近500家金融行業(yè)客戶，其中包括政策性銀行、國有六大銀行、10+家股份制商業(yè)銀行、30+家保險機(jī)構(gòu)、上百家區(qū)域性銀行及證券、資產(chǎn)管理等各類金融機(jī)構(gòu)，覆蓋營銷、風(fēng)控、運(yùn)營等關(guān)鍵金融場景。近期，中國質(zhì)量認(rèn)證中心(CQC)為百度智能云頒發(fā)行業(yè)首家ISO 37301合規(guī)管理體系認(rèn)證證書，標(biāo)志著百度智能云智慧金融業(yè)務(wù)的合規(guī)管理能力達(dá)到國際標(biāo)準(zhǔn)，充分展現(xiàn)其在這一關(guān)鍵能力上居于業(yè)內(nèi)領(lǐng)先地位。
結(jié)合百度智能云的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，下面從保障合規(guī)管理落地的3個關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行分享。
1.企業(yè)合規(guī)義務(wù)識別
在企業(yè)進(jìn)行合規(guī)義務(wù)識別時從兩個方向開展梳理，一是從企業(yè)的業(yè)務(wù)流程展開，識別企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)流程、銷售流程、交付流程、財(cái)務(wù)管理流程、人力資源流程等，明確各流程需要遵守的主要法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)規(guī)則、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，形成企業(yè)的合規(guī)義務(wù)清單。二是從企業(yè)應(yīng)遵守的合規(guī)要求展開，合規(guī)要求包括但不限于反賄賂、反洗錢、反壟斷、數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)安全、環(huán)境保護(hù)、知識產(chǎn)權(quán)、勞動用工等，把合規(guī)工作要求進(jìn)行分析和歸納整理成企業(yè)需要承擔(dān)的合規(guī)義務(wù)。對合規(guī)義務(wù)做拆解，與企業(yè)管理制度、業(yè)務(wù)流程建立對應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)合規(guī)義務(wù)的落地執(zhí)行，有效降低企業(yè)合規(guī)風(fēng)險。
2.合規(guī)管理流程建設(shè)
合規(guī)流程的建設(shè)與優(yōu)化參考APQC開發(fā)的流程分類框架按級、按層進(jìn)行。例如，按照研發(fā)的類型把研發(fā)分成自主研發(fā)、委托研發(fā)、合作研發(fā)和集中研發(fā);然后按照研發(fā)的實(shí)現(xiàn)過程，把研發(fā)細(xì)分為市場分析、技術(shù)可行性分析、立項(xiàng)評審、成立項(xiàng)目組、需求分析、制定項(xiàng)目任務(wù)書、制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目實(shí)施、單元測試、系統(tǒng)測試、驗(yàn)收測試等;每一個操作步驟都是一個小的業(yè)務(wù)流程，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，即得到標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)程序(SOP)。SOP中包含對合規(guī)風(fēng)險、操作風(fēng)險的控制。
3.合規(guī)風(fēng)險評估
合規(guī)風(fēng)險的評估使用風(fēng)險矩陣評價法，從風(fēng)險影響后果和風(fēng)險發(fā)生可能性兩個維度進(jìn)行。風(fēng)險評價完得出風(fēng)險值R，按照R值大小和風(fēng)險類型搭建企業(yè)合規(guī)風(fēng)險分布地圖，同時對風(fēng)險進(jìn)行緊急程度排序，結(jié)合企業(yè)合規(guī)目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求優(yōu)化資源投入，優(yōu)先解決高危風(fēng)險。例如，合規(guī)風(fēng)險課按照類型分成監(jiān)管風(fēng)險、法律風(fēng)險、安全風(fēng)險、刑事合規(guī)風(fēng)險等，在每個風(fēng)險類型下匯總識別的風(fēng)險信息和評價結(jié)果，用風(fēng)險類型和風(fēng)險評價結(jié)果可以搭建并輸出風(fēng)險分布圖;用風(fēng)險信息和風(fēng)險評價結(jié)果可以進(jìn)行風(fēng)險排序，再結(jié)合現(xiàn)有控制措施及剩余風(fēng)險的分析，確定需優(yōu)先解決的敞口風(fēng)險，從而提升資源使用效率。
隨著2022年《中央企業(yè)合規(guī)管理辦法》(征求意見稿)的發(fā)布，國有企業(yè)合規(guī)管理工作正在有序深入開展，意味著全面依法治國戰(zhàn)略部署已逐步落實(shí)。百度智能云將繼續(xù)探索并完善合規(guī)管理體系的建設(shè)，不斷提升依法合規(guī)經(jīng)營管理水平。我們呼吁各企業(yè)結(jié)合自身情況，不斷提升合規(guī)管理能力，充分發(fā)揮合規(guī)管理“固根本、穩(wěn)預(yù)期、利長遠(yuǎn)”的護(hù)航作用，筑牢合規(guī)底線，依法合規(guī)經(jīng)營，創(chuàng)造高質(zhì)量的合規(guī)管理體系運(yùn)行實(shí)踐，真正將合規(guī)管理作為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的基石。
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