ISO 19011 中對(duì)審核記錄的內(nèi)容要求詳解

在企業(yè)管理體系審核流程里，審核記錄就如同精密儀器中的關(guān)鍵零部件，對(duì)整個(gè)審核工作的順利推進(jìn)與結(jié)果呈現(xiàn)起著舉足輕重的作用。然而，不少企業(yè)在面對(duì) ISO 19011 標(biāo)準(zhǔn)下的審核記錄要求時(shí)，常因不清楚具體規(guī)范，導(dǎo)致記錄混亂、信息缺失，難以精準(zhǔn)反映管理體系的真實(shí)狀況，在審核中錯(cuò)失改進(jìn)與提升的良機(jī)。今天，就為大家深度剖析 ISO 19011 中對(duì)審核記錄的內(nèi)容要求，助企業(yè)突破這一管理難題。

ISO 19011 審核記錄基礎(chǔ)構(gòu)成要素

審核發(fā)現(xiàn)明確記錄

審核發(fā)現(xiàn)是審核記錄的核心要點(diǎn)之一。這要求清晰記載在審核過(guò)程中觀察到的事實(shí)，無(wú)論是符合管理體系要求的積極情況，還是不符合標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題點(diǎn)，都需精準(zhǔn)呈現(xiàn)。例如，發(fā)現(xiàn)某生產(chǎn)環(huán)節(jié)嚴(yán)格依照作業(yè)指導(dǎo)書(shū)執(zhí)行，操作規(guī)范有序，這便是符合項(xiàng)的審核發(fā)現(xiàn)；若發(fā)現(xiàn)某部門(mén)文件更新不及時(shí)，存在使用過(guò)期版本文件的現(xiàn)象，這就是不符合項(xiàng)的體現(xiàn)，均應(yīng)詳細(xì)記錄在案。

客觀證據(jù)詳實(shí)支撐

客觀證據(jù)是審核記錄可信度的基石。記錄中需提供具體的數(shù)據(jù)、文件、現(xiàn)場(chǎng)觀察到的實(shí)際狀況等作為證據(jù)。比如，在審核文件控制時(shí)，記錄下抽查到的文件編號(hào)、版本號(hào)、審批人及審批日期等文件信息；在檢查生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，記錄設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)、操作人員的實(shí)際操作步驟等現(xiàn)場(chǎng)情況。這些客觀證據(jù)要確保真實(shí)、可驗(yàn)證，為審核發(fā)現(xiàn)提供有力支撐。

條款對(duì)照精準(zhǔn)無(wú)誤

在審核記錄里，必須明確引用對(duì)應(yīng)的 ISO 19011 標(biāo)準(zhǔn)條款或其他相關(guān)管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款。當(dāng)審核發(fā)現(xiàn)某流程不符合規(guī)定時(shí)，準(zhǔn)確標(biāo)注如 “不符合 ISO 19011:2018 中 6.4.3 條款關(guān)于審核計(jì)劃制定的要求”，讓審核記錄與標(biāo)準(zhǔn)緊密關(guān)聯(lián)，便于后續(xù)追溯與分析問(wèn)題根源。

合規(guī)性判斷清晰闡述

對(duì)審核發(fā)現(xiàn)作出明確的合規(guī)性判斷，說(shuō)明該情況是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。若為不符合，需進(jìn)一步闡述不符合的具體原因。例如，“經(jīng)審核，該項(xiàng)目進(jìn)度記錄缺失近一個(gè)月數(shù)據(jù)，不符合管理體系中關(guān)于項(xiàng)目過(guò)程記錄完整性的要求，原因在于相關(guān)人員對(duì)記錄重要性認(rèn)識(shí)不足，且缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制”，使閱讀審核記錄的人員能快速了解問(wèn)題本質(zhì)。

ISO 19011 審核記錄涵蓋的詳細(xì)信息

管理體系績(jī)效相關(guān)證據(jù)

記錄根據(jù)管理體系績(jī)效目標(biāo)和指標(biāo)對(duì)績(jī)效進(jìn)行監(jiān)視、測(cè)量、報(bào)告和評(píng)價(jià)的證據(jù)。比如，企業(yè)設(shè)定了產(chǎn)品合格率的績(jī)效目標(biāo)，審核記錄中應(yīng)體現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計(jì)，以及與目標(biāo)值對(duì)比的結(jié)果，以此反映管理體系在產(chǎn)品質(zhì)量管控方面的績(jī)效表現(xiàn)。

法律法規(guī)合規(guī)證據(jù)

受審核組織管理體系和績(jī)效中與遵守法律法規(guī)有關(guān)方面的證據(jù)至關(guān)重要。例如，在環(huán)境管理體系審核中，記錄企業(yè)污染物排放檢測(cè)報(bào)告的結(jié)果，是否符合國(guó)家或地方規(guī)定的排放標(biāo)準(zhǔn)；在職業(yè)健康安全管理體系審核時(shí)，記錄企業(yè)對(duì)安全生產(chǎn)相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行情況，如是否為員工配備了符合標(biāo)準(zhǔn)的勞動(dòng)防護(hù)用品等。

過(guò)程運(yùn)作與控制證據(jù)

詳細(xì)記錄受審核組織過(guò)程的運(yùn)作和控制方面的情況。以生產(chǎn)企業(yè)為例，要記錄生產(chǎn)流程各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范執(zhí)行情況，包括原材料投入、加工工藝、產(chǎn)品檢驗(yàn)等過(guò)程的控制措施是否有效實(shí)施，設(shè)備維護(hù)記錄是否完整等。

人員與資源相關(guān)證據(jù)

人員能力和設(shè)施資源提供方面的證據(jù)也是審核記錄的重要內(nèi)容。如記錄企業(yè)對(duì)關(guān)鍵崗位人員的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄以及考核結(jié)果，以證明人員具備相應(yīng)的工作能力；記錄企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)施等資源的配備情況，是否滿足業(yè)務(wù)開(kāi)展的需求。

內(nèi)部審核與管理評(píng)審證據(jù)

內(nèi)部審核和管理評(píng)審有效策劃和實(shí)施的證據(jù)需完整記錄。包括內(nèi)部審核計(jì)劃、審核報(bào)告、不符合項(xiàng)整改記錄，以及管理評(píng)審會(huì)議紀(jì)要、評(píng)審輸入和輸出的相關(guān)文件等，展示企業(yè)對(duì)管理體系的自我監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)機(jī)制的運(yùn)行情況。

顧客反饋及改進(jìn)證據(jù)

重要的顧客反饋信息，包括顧客投訴及采取糾正措施的有關(guān)證據(jù)應(yīng)記錄在案。企業(yè)收到顧客關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)的投訴后，如何處理投訴、采取何種糾正措施以及措施實(shí)施后的效果驗(yàn)證情況，都要詳細(xì)記錄，體現(xiàn)企業(yè)對(duì)顧客需求的重視和管理體系的改進(jìn)能力。同時(shí)，受審核組織在產(chǎn)品、過(guò)程、體系改進(jìn)方面的主要證據(jù)，如新產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的改進(jìn)措施、生產(chǎn)工藝優(yōu)化的相關(guān)數(shù)據(jù)等，也需在審核記錄中呈現(xiàn)。

不同場(chǎng)景下 ISO 19011 審核記錄要點(diǎn)

現(xiàn)場(chǎng)審核記錄

在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，要遵循 “5W1H” 原則詳細(xì)記錄關(guān)鍵信息。例如，發(fā)現(xiàn)某設(shè)備故障導(dǎo)致生產(chǎn)停滯，記錄時(shí)應(yīng)明確何人（Who）在何時(shí)（When）、何地（Where）發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，設(shè)備故障的具體情況（What），為何會(huì)出現(xiàn)故障（Why）以及當(dāng)時(shí)采取了何種臨時(shí)應(yīng)對(duì)措施（How）。對(duì)于關(guān)鍵場(chǎng)所或重點(diǎn)區(qū)域，如生產(chǎn)車(chē)間的核心生產(chǎn)工序、危險(xiǎn)化學(xué)品儲(chǔ)存區(qū)域等，要重點(diǎn)記錄現(xiàn)場(chǎng)的運(yùn)行控制情況、人員操作規(guī)范以及安全防護(hù)措施落實(shí)情況等。

文件審核記錄

在進(jìn)行文件審核時(shí)，要記錄文件的名稱、編號(hào)、版本、發(fā)布日期、審批流程等基本信息。對(duì)于文件內(nèi)容，重點(diǎn)記錄文件與管理體系標(biāo)準(zhǔn)的符合性，如文件中規(guī)定的流程是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，文件中的職責(zé)劃分是否清晰明確等。若發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題，如文件內(nèi)容缺失、條款沖突等，要詳細(xì)記錄問(wèn)題所在，并注明對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)條款。

ISO 19011 審核記錄的其他要求

可追溯性保障

審核記錄應(yīng)具備可追溯性，通過(guò)記錄中的信息能夠追溯到審核的具體過(guò)程、涉及的人員、時(shí)間以及相關(guān)文件等。例如，在記錄不符合項(xiàng)時(shí)，不僅要記錄問(wèn)題本身，還要記錄該問(wèn)題是在審核哪個(gè)部門(mén)、哪個(gè)流程時(shí)發(fā)現(xiàn)的，依據(jù)哪些文件或現(xiàn)場(chǎng)觀察得出的結(jié)論，以便后續(xù)復(fù)查與整改跟蹤。

詳略程度把控

審核記錄的詳略程度要依據(jù)審核的目的、范圍、時(shí)間，以及受審核活動(dòng)或過(guò)程的重要性等因素來(lái)確定。對(duì)于關(guān)鍵過(guò)程、高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域以及可能導(dǎo)致不符合的信息，應(yīng)詳細(xì)記錄所基于的客觀證據(jù)；對(duì)于一般性的符合情況，可適當(dāng)簡(jiǎn)化記錄，但也要確保關(guān)鍵信息完整，以滿足審核組編制審核報(bào)告和認(rèn)證機(jī)構(gòu)作出認(rèn)證決定的需求。

記錄形式多樣

審核記錄形式不拘一格，可以是書(shū)面記錄、電子記錄、數(shù)碼圖像、照片、復(fù)印件、標(biāo)識(shí)圖形或它們的組合。但無(wú)論采用何種形式，審核員都應(yīng)就記錄獲取方式（如拍照、復(fù)印等）和信息保密等問(wèn)題與受審核方溝通并征得同意，確保審核記錄清晰、可信、可證實(shí)。

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